İTÜ Mezunları Derneği Kulübü Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Politika Hakkında
İşbu İTÜ Mezunları Derneği Kulübü Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), İTÜ Mezunları Derneği Kulübü (“İTÜMDK”) tarafından çalışan adayları, öğrenciler, mezunlar ve ziyaretçiler başta olmak üzere İTÜMDK çalışanları dışındaki gerçek kişilere ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında işlenmesine ilişkin beyan ve açıklamaları içermektedir.

İTÜMDK, kişisel verilerin korunması hakkındaki uygulamalarımız ve yasal düzenlemeler hakkında güncel bilgiler sunmak amacıyla Politikada değişiklikler yapma hakkını saklı tutmaktadır. Politikada yapılan değişikliklerin esaslı değişiklikler olması halinde, veri sahipleri çeşitli kanallar aracılığıyla bilgilendirilecektir.

Tanımlar
Aşağıda yer alan tanımlar, İTÜ Mezunları Derneği Kulübü tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesi sürecinde dikkate alınacaktır:

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilerek ve özgür iradeyle verilen onay.
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde işlenmesi.
İlgili kişi/Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel nitelikli kişisel veri: Kişisel verilerin, özel bir koruma gerektiren türleri (örneğin ırk, etnik köken, sağlık verileri).
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, düzenlenmesi, paylaşılması vb. her türlü işleme süreci.
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli bir düzene göre yapılandırıldığı sistem.
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen kişi veya kurum.
Veri Gizliliğine İlişkin İlkeler
İTÜMDK, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki temel ilkelere uymaktadır:

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk: Kişisel veriler, yasal düzenlemelere uygun şekilde ve dürüstlük kuralları çerçevesinde işlenir.
Doğruluk ve güncellik: Kişisel veriler doğru ve güncel olarak saklanır, veri sahiplerine güncelleme fırsatı sunulur.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme: Veriler yalnızca belirlenen amaçlar doğrultusunda işlenir ve bu amaçlar hakkında veri sahipleri bilgilendirilir.
Sınırlı ve ölçülü işleme: Veriler, işleme amacı doğrultusunda ve sadece gerekli olan ölçüde işlenir.
Veri saklama süreleri: Kişisel veriler, mevzuat gereği belirlenen süreler boyunca saklanır. Süre bitiminde veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Toplanan Kişisel Verileriniz
İTÜMDK, çeşitli kaynaklardan kişisel verilerinizi toplayabilir. Bunlar şunlar olabilir:

Kimlik Bilgisi: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, fotoğraf vb.
İletişim Bilgisi: E-posta adresi, telefon numarası, adres vb.
Eğitim ve Mezuniyet Bilgisi: Öğrenci numarası, eğitim geçmişi, mezuniyet durumu, mezuniyet yılı vb.
Aile Bireyleri ve Yakınları: Kişiyle ilişkili aile bilgileri.
Finansal Bilgi: Aidatlar, burs ödemeleri vb.
Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi: Kamera kayıtları, giriş-çıkış verileri vb.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Sağlık durumu, cinsel yaşam, dini inançlar vb.
Görsel ve İşitsel Veri: Fotoğraflar, video ve ses kayıtları.
Kişisel Veri İşleme Amaçlarımız
Toplanan kişisel veriler, aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

İnsan kaynakları süreçlerinin yönetimi.
Üyelik başvurularının alınması ve aidat süreçlerinin yönetilmesi.
Etkinlikler ve kurumsal iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi.
Hukuki, teknik ve ticari güvenliğin sağlanması.
Fiziksel güvenlik önlemlerinin alınması.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, gerekli durumlarda İTÜMDK’ye hizmet sağlayan tedarikçilerle veya iş ortaklarıyla paylaşılabilir. Ayrıca, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişilere de aktarılabilir.

Verilerinizin yurt dışına aktarılması, açık rızanız alınarak ya da kanunda belirtilen şartlarla yapılabilir.

Kişisel Verilerin Saklanması
Kişisel veriler, mevzuat ve işleme amacına uygun olarak belirlenen süreler boyunca saklanır. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

CCTV Kullanımı
İTÜMDK yerleşkelerine yapılan ziyaretlerde kapalı devre kamera sistemi kullanılabilir. Bu veriler, güvenlik amacıyla kısa süreliğine saklanacaktır.

Veri Sahiplerinin Hakları
Veri sahipleri, Kanun’un 11. maddesi uyarınca şu haklara sahiptir:

Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme.
Kişisel verilerin işlenme amacını öğrenme.
Verilerin düzeltilmesini isteme.
Verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme.
Verilerin aktarılacağı üçüncü kişileri öğrenme.
Veri Sahiplerinin Hakların Kullanılması
Veri sahipleri, haklarını kullanmak için İTÜ Mezunları Derneği Kulübü’ne başvurabilir. Başvurular itumdk.org üzerinden yapılabilir. Başvurular ücretsiz olup, kimlik doğrulaması için gerekli belgelerle birlikte İTÜMDK adresine gönderilmelidir.

Veri Güvenliği
İTÜMDK, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla çeşitli teknik ve idari önlemler alır. Yetkisiz erişimi engellemek için güvenlik yazılımları ve donanımları kullanılır.

Sorumluluk
İTÜMDK, veri işleme süreçlerinde üçüncü tarafların verdiği hizmetlerde meydana gelebilecek ihlalleri önceden belirlemek ve gerekli önlemleri almakla sorumludur.